マンションの管理人不足の原因は？辞める理由や定着させる方法を解説

マンション管理人は、共用部分の清掃や設備確認、ご入居者様への案内など、物件の管理を支える役割を担っています。

一方で、担当する業務が多かったり、急なクレームや近隣トラブルへの対応が続いたりすると、管理人一人に負担が集中しやすくなります。欠員が出れば、その業務を管理会社様が補うことになり、通常業務にも影響が出かねません。

なかでも、ご入居者様同士のトラブルは、状況の確認や当事者への連絡などが必要になり、通常の管理業務に加えて対応の負担が生じやすい業務の一つです。

マンションでは、生活音やゴミ、ペット、駐車場など、居住者間の行為やマナーをめぐるトラブルが発生することがあります。すぐに解決できるとは限らず、状況確認や当事者への連絡などが必要になるケースもあるため、日常的な管理業務と並行して対応する管理人や管理会社様の負担につながります。

管理人不足を防ぐには、採用人数を増やすだけでなく、管理人が長く働きやすいよう、業務内容や負担のかかり方を見直すことも大切です。

この記事では、マンション管理人の仕事内容や業務形態、不足につながりやすい原因を整理したうえで、管理人の負担になりやすい近隣トラブルの実態や、管理人を定着させるために管理会社様が見直したいポイントをご紹介します。

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マンションの管理人が不足すると起こる問題

マンション管理人が不足すると、管理人が担当していた業務が滞るだけではありません。共用部分の管理状態や、ご入居者様からの問い合わせ対応にも影響し、結果として管理会社様の業務負担が増える可能性があります。

①マンションの環境管理が行き届きにくくなる

マンションの共用廊下やエントランス、ゴミ置き場などを清潔に保つには、日常的な確認と清掃が欠かせません。

管理人が不足すると、清掃や整理の頻度が下がり、汚れやゴミの放置に気づくまで時間がかかることがあります。設備の不具合や共用部分の異変についても、現地で確認する人が少なければ発見が遅れる可能性があります。

管理人の欠員は、物件の見た目だけでなく、ご入居者様が感じる「きちんと管理されている」という安心感にも影響します。

②管理会社様の負担が増える

管理人が対応していた清掃状況の確認、掲示物の設置、ご入居者様からの相談受付などを、欠員中は管理会社様側で補う必要が出てきます。

担当者様が物件へ足を運ぶ回数が増えれば、契約更新やオーナー様対応、空室対策など、ほかの業務に使える時間も減ってしまいます。

管理人不足を一時的な人員問題として扱うのではなく、「どの業務が管理人に集中しているのか」「欠員時に誰が補うのか」まで整理しておくことが、管理会社様の負担を抑えるポイントです。

マンションの管理人の仕事内容

管理人を採用・定着させるには、まず日常的にどのような業務を任せているのかを整理する必要があります。

①設備の点検

マンションでは、共用部分の照明やオートロック、エレベーターなど、さまざまな設備が使われています。専門的な点検や修理は専門業者が行いますが、日常的な確認や異常の報告、必要に応じた業者への連絡は管理人が担うことがあります。

管理人が現地の変化に気づき、管理会社様へ共有できる体制があると、不具合が大きくなる前に対応しやすくなります。

②ゴミ置き場の管理

物件によっては、ゴミ置き場の確認や共用部分の整理を管理人が担当します。

ゴミ置き場では、分別ルールが守られているか、粗大ゴミや放置物がないかなどを確認し、必要に応じて管理会社様へ報告します。

こうした業務は一つひとつは小さくても、ゴミの量が多い物件やルール違反が頻繁に発生する物件では、管理人の負担が増えやすくなります。

③敷地内の清掃

共用廊下やエントランス、階段、ゴミ置き場などの清掃も、管理人が担う代表的な業務です。

共用部分が整っていると、ご入居者様が気持ちよく利用しやすくなります。一方、清掃範囲が広い物件でほかの業務まで同時に任せると、管理人の負担が大きくなるため、業務量とのバランスを確認する必要があります。

④管理業務の補助

掲示板への案内掲示、各住戸への書類配布、管理会社様への日報・報告など、管理業務の補助も管理人の仕事です。

管理会社様が毎日現地を確認できない物件では、管理人からの情報共有が現場状況を把握する手段になります。

そのため、担当業務だけでなく、「どのような場合に管理会社様へ報告するのか」までルールを決めておくと、管理人側も判断しやすくなります。

⑤住人同士のトラブルやクレーム対応

集合住宅では、騒音やゴミ出し、ペット、駐車場などをめぐって、ご入居者様から相談が寄せられることがあります。

管理人が相談を受ける場合でも、当事者同士の主張を聞き続けたり、解決まで一人で調整したりする運用にすると、心理的な負担が大きくなります。

管理人は「相談の受付・事実確認まで」、その後の対応は管理会社様や専門窓口へ引き継ぐなど、役割を切り分けておくことが大切です。

マンション管理人の業務形態

マンション管理人の働き方には、住み込み・常駐・巡回などがあります。どの形が適しているかは、物件の規模や管理内容、管理人に任せる業務によって異なります。

①住み込み

住み込みは、マンション内や近接する住居で生活しながら管理業務を行う形です。現地にいる時間が長いため、共用部分の変化やご入居者様からの相談に気づきやすい点があります。

一方で、勤務時間と生活時間の境界が曖昧になると、管理人が「いつでも対応しなければならない」と感じやすくなります。対応する時間帯と緊急時の連絡先を明確にし、勤務時間外まで管理人に負担を集中させない運用が必要です。

②常駐

常駐は、決められた曜日や時間帯に管理人が出勤し、管理室などで業務を行う形です。

定期的に同じ担当者がいるため、ご入居者様が相談先を把握しやすく、管理会社様も現地の状況を確認しやすくなります。

ただし、清掃・点検・相談対応などを一人にまとめすぎると業務が集中するため、担当範囲を整理しておくことが欠かせません。

③巡回

巡回は、決められた曜日や時間に物件を訪問し、清掃や点検などを行う形です。常時配置する必要がない物件では、人員を効率よく配置しやすくなります。

一方で、管理人が不在の時間が長いため、突発的な設備トラブルやご入居者様からの問い合わせについて、別の連絡先を用意しておく必要があります。

巡回を採用する場合は、「巡回時に確認すること」と「不在時に管理会社様・外部窓口へつなぐこと」を分けておくと運用しやすくなります。

マンションの管理人不足の原因

管理人不足への対策を考えるときは、「応募が少ない」という採用面だけでなく、採用した人がなぜ辞めてしまうのかも確認する必要があります。

管理人が働き続けにくくなる原因として、主に次の3つが考えられます。

①雇用形態や勤務条件が希望と合わない

管理人の募集では、短時間勤務やパート・アルバイトなど、物件ごとにさまざまな雇用条件が設定されています。

勤務日数や時間帯、給与、担当する業務が応募者の希望と合わなければ、採用が難しくなるだけでなく、入社後のミスマッチにもつながります。

「管理人だからこの条件」と一律に決めるのではなく、物件ごとの業務量を確認し、実際の仕事内容に見合った勤務条件になっているかを定期的に見直すことが必要です。

②業務が一人に集中している

清掃、設備確認、掲示物の対応、ご入居者様からの相談などを一人で担当していると、通常時は対応できていても、入退去が重なる時期や突発的なトラブルが起きた際に負担が急増します。

さらに「どこまで自分で判断してよいか」が決まっていないと、管理人が毎回判断を抱えることになり、精神的な負担も増えます。

定着を考えるうえでは、業務を増やすよりも先に、管理人が担当しなくてもよい仕事を整理することがポイントです。

③急なトラブル対応の負担が大きい

設備の不具合や騒音、ペット、ゴミ出しなどの相談は、予定どおりに発生するものではありません。通常業務の途中に相談が入ると、その都度作業を止めて状況を確認する必要があります。

特に近隣トラブルは、設備故障のように修理して終わるとは限りません。当事者双方の話を確認し、必要に応じて注意喚起や専門機関への相談を検討するため、対応が長引くこともあります。

管理人だけで解決まで担う運用ではなく、受付後に管理会社様や専門窓口へ引き継げる仕組みを用意しておくことが、負担の偏りを防ぐ方法の一つです。

マンションでは居住者間のトラブルが多く発生している

管理人の業務負担を考えるうえで、特に注目したいのが、ご入居者様同士の行為やマナーをめぐるトラブルです。

国土交通省の「令和5年度マンション総合調査」によると、管理組合で過去1年間に発生したトラブルのうち、「居住者間の行為、マナーをめぐるもの」は60.5％と最も高い割合。

主なトラブルの割合は、以下のとおりです。

居住者間の行為、マナーをめぐるもの：60.5％
建物の不具合に係るもの：31.7％
費用負担に係るもの：24.2％

さらに、居住者間の行為やマナーをめぐるトラブルの具体的な内容を見ると、次のようになっています。

生活音：43.6％
違法駐車：18.2％
ペット飼育：14.2％

なかでも生活音に関するトラブルは多く、平成30年度の調査では38.0％だったものが、令和5年度には43.6％となっています。

また、「居住者間の行為、マナーをめぐるもの」全体についても、平成30年度の55.9％から令和5年度には60.5％となっており、マンション管理において居住者間のトラブルは無視できない課題の一つといえるでしょう。

出典：国土交通省「令和5年度マンション総合調査」「平成30年度マンション総合調査」

近隣トラブルは管理人の業務を圧迫しやすい

生活音やゴミ、ペット、駐車場などのトラブルは、設備の故障のように修理をすれば対応が完了するとは限りません。

たとえば騒音の相談では、いつ、どのような音が発生しているのかを確認したうえで、必要に応じて注意喚起を行います。それでも改善されなければ、再び相談を受けたり、当事者それぞれの主張を確認したりする場合もあります。

こうした対応が続くと、管理人は本来担当している清掃や設備確認、共用部分の管理などの業務に加えて、継続的なクレーム対応まで抱えることになります。

管理人不足を防ぐには、単純に業務量を減らすだけでなく、近隣トラブルのように対応が長期化しやすい業務を誰が担当するのか整理しておくことが大切です。

管理人を定着させるには「一人で抱え込ませない」仕組みをつくる

管理人不足を改善するには、募集を増やすだけでなく、現在働いている管理人が続けやすい環境を整える必要があります。

給与や勤務時間だけでなく、担当業務の範囲、困ったときの相談先、クレーム対応の引き継ぎ先まで整理すると、管理人が一人で判断を抱え込む場面を減らしやすくなります。

近隣トラブルへの対応が負担になっている場合は、レプリスの「近隣トラブル解決サービス（くらしかいけつサポート）」のような専門窓口を活用する方法もあります。騒音やゴミ、ペット、駐車場などの相談について、ご入居者様から相談を受け、内容に応じて相談員が対応方針を決め、電話または訪問で解決を支援します。

管理人がすべてを解決するのではなく、「管理人が対応する業務」と「専門窓口へつなぐ業務」を分けることが、定着しやすい運用づくりにつながります。

マンション管理人を定着させる方法5選

管理人を長く雇用するには、特定の対策だけに頼るのではなく、勤務条件・業務量・相談体制をまとめて見直すことが大切です。

管理会社様が確認したいポイントは、次の5つです。

①業務量に見合った役割と処遇にする

まず確認したいのが、実際の業務量と勤務条件が合っているかです。

同じ「マンション管理人」でも、清掃範囲やご入居者様からの相談件数、入退去時の対応有無などによって負担は変わります。

求人票に記載された仕事内容と実際の業務に差があると、採用後のミスマッチにつながります。担当業務を洗い出し、勤務時間や処遇と釣り合っているかを定期的に確認しましょう。

②勤務時間と担当業務を無理のない範囲にする

清掃、設備確認、書類配布、相談対応などを一人にまとめると、日によって業務量に大きな差が出ます。

繁忙日だけ応援を入れる、専門性の高い業務は専門業者へ依頼する、管理人不在時の連絡先を別に用意するなど、管理人が担当する業務を絞り込む方法があります。

「管理人ができるか」ではなく、「管理人が継続して無理なく担当できるか」という視点で業務を設計することがポイントです。

③一人で判断を抱えない相談体制を整える

管理人が困りやすいのは、業務量そのものだけではありません。「この相談は自分で答えてよいのか」「管理会社様へ報告するべきか」と毎回判断することも負担になります。

設備不具合、近隣トラブル、契約内容に関する質問など、相談内容ごとの連絡先と報告基準を決めておくと、迷う場面を減らせます。

管理会社様側でも定期的に困りごとを確認し、業務が一人に集中していないかを把握できる仕組みをつくりましょう。

④クレーム・近隣トラブル対応を切り分ける

騒音やゴミ、ペット、駐車場などの近隣トラブルは、管理人だけで解決するのが難しい場合があります。

特に、注意喚起を行っても改善されない場合や、当事者双方の主張が異なる場合は、何度も状況を確認したり、継続して対応したりする必要があります。

そのため、管理人が相談を受けたあと、内容に応じて管理会社様や専門窓口へ引き継げる仕組みを整えておくことが大切です。

「相談を受ける人」と「解決に向けて対応する人」を分けることで、管理人が近隣トラブルを長期間抱え続ける状況を減らしやすくなります。

⑤退職理由を記録して次の採用・配置に反映する

管理人が退職したときは、「本人都合」で終わらせず、可能な範囲で理由を確認しておきましょう。

勤務時間、業務量、人間関係、クレーム対応、給与など、退職理由が複数回重なっている場合は、個人の問題ではなく業務設計に原因がある可能性があります。

退職理由を蓄積すると、次回の求人条件や担当業務の見直しに活かせます。採用と定着を別々に考えず、「辞めた理由を次の採用に反映する」流れをつくることが、人手不足を繰り返さないための対策になります。

マンション管理人不足は業務負担の見直しから対策しよう

マンション管理人が不足すると、共用部分の管理やご入居者様への対応が行き届きにくくなり、その業務を管理会社様が補う場面も増えてしまいます。

人手不足を防ぐには、新しい管理人を採用するだけでなく、現在働いている管理人が長く続けやすい環境を整えることも大切です。

なかでも、騒音やゴミ、ペット、駐車場などの近隣トラブルは、状況の確認や当事者への対応が長期化することがあります。

こうした対応を管理人や管理会社様だけで抱えることが負担になっている場合は、近隣トラブル対応を専門窓口へ切り分けることも一つの方法です。

レプリスでは、不動産会社様向けの近隣トラブル解決支援サービス「くらしかいけつサポート」を提供しています。

「くらしかいけつサポート」では、ご入居者様から近隣トラブルに関する相談を受け、元警察官などの専門相談員が状況を確認し、解決に向けた相談やサポートを行います。

騒音やゴミ、ペットの飼育・マナー、駐車や車に関するトラブル、嫌がらせなど、身近な近隣トラブルについて相談できるほか、状況に応じて行政窓口や専門家、専門機関の案内なども行っています。

近隣トラブルの相談先をあらかじめ用意しておくことで、管理人が当事者間の調整やクレーム対応を一人で抱え続ける状況を減らし、本来の管理業務に取り組みやすい環境を整えられます。

管理人や管理会社様の近隣トラブル対応の負担を軽減したい場合は、専門窓口として「くらしかいけつサポート」の活用をご検討ください。